Event Management: organizzazione dalla A alla Z
Mira Communication opera nella meeting industry svolgendo a 360 gradi tutte le attività di ideazione, pianificazione e organizzazione di eventi che possono essere anche molto diversi tra loro: convegni, congressi, eventi corporate (meeting o convention aziendali, viaggi incentive), digital events, iniziative culturali, commerciali e sportive.
Nello specifico, ci occupiamo di:
- Elaborazione dell’evento sulla base delle indicazioni del cliente
- Ricerca e scelta della sede dell’evento
- Valutazione delle forme di sponsorizzazione e finanziamento più adeguate
- Ideazione del logo
- Realizzazione e gestione sito web dell’evento e pagine sui social network
- Gestione ufficio stampa (rapporti con la stampa, autorità ed enti pubblici, comunicati e conferenze stampa)
- Stesura del budget preliminare e successivo monitoraggio
- Gestione amministrativa e contabile delle iscrizioni, sponsorizzazioni e fornitori
- Ricerca e individuazione di potenziali sponsor
- Studio di pacchetti sponsor personalizzati e innovativi
- Gestione pratiche AIFA
- Ideazione grafica e realizzazione di tutti gli stampati dell’evento
- Fornitura e personalizzazione materiale congressuale
- Gestione prenotazioni alberghiere per relatori, congressisti, accompagnatori e ospiti
- Gestione della biglietteria aerea, ferroviaria e navale per relatori e ospiti
- Gestione servizi di noleggio auto/bus con conducente e autonoleggio
- Gestione rapporti con autorità, enti pubblici, sponsor, fornitori e relatori
- Gestione iscrizioni e rapporti con gli iscritti
- Allestimento desk di segreteria in sede per accoglienza, registrazione e assistenza partecipanti
- Coordinamento di tutti i servizi in sede congressuale
- Servizi catering (coffee break, colazioni di lavoro, cocktail, cene di gala) con scelta della location e della tipologia di menù adeguati all’evento
- Impianti audiovisivi, traduzione simultanea, sistemi di videoconferenza
- Servizi fotografici e multimediali, riprese video
- Allestimenti esclusivi e scenografici
- Assistenza congressuale con hostess e steward plurilingue
- Servizi di traduzione e interpretariato